Vendre les dossiers
groupes et MICE
Une formation à la vente des dossiers groupes et séminaires pour les chargés de clientèle, commerciaux, chefs de réception et directeurs d'hôtel, à l'initiative de l'employeur. En deux jours, de la demande entrante au contrat signé, ils apprennent à qualifier, chiffrer, convaincre et sécuriser chaque dossier.
Pourquoi cette formation
Groupes et séminaires : de la demande au contrat signé
Une demande n'est pas un dossier. Effectif, dates, budget : ce que l'organisateur donne spontanément ne suffit pas. Le vrai décideur, les alternatives étudiées et l'échéance se découvrent par un questionnement structuré, avant toute proposition.
Chiffrer sans brader. Hébergement, salles, restauration, technique, activités : la prestation est décomposée poste par poste, avec la marge de chacun, les gratuités d'usage et les postes à ne pas brader.
Convaincre à la visite, négocier avec contreparties. Une proposition lisible en trois minutes, une visite de site préparée et conclue par un engagement de calendrier, puis une négociation où chaque concession s'échange contre un volume, des dates ou un engagement.
Sécuriser, livrer, fidéliser. Option, allotement, contrat, acompte, conditions d'annulation, puis brief des équipes et débriefing avec l'organisateur pour réserver l'édition suivante. Pour développer d'abord le marché affaires, voyez notre formation MICE et voyage d'affaires.
En trois questions
Vos dossiers groupes sont-ils sécurisés ?
1Avant de chiffrer, renvoyez-vous au client une reformulation écrite de son besoin ?
2Connaissez-vous la marge de chaque poste de vos devis groupes ?
3Vos contrats fixent-ils effectif garanti, échéancier d'acompte et annulation partielle ?
Répondez aux questions
Trois points suffisent à situer votre pratique : la qualification, le chiffrage et le contrat.
Une qualification à structurer
Une proposition envoyée sans reformulation part souvent à côté du besoin. Le module 2 donne un questionnement structuré et la reformulation écrite à envoyer avant tout devis.
Un chiffrage à décomposer
Un forfait sans marge par poste se négocie à l'aveugle. Le module 3 apprend à décomposer la prestation et à repérer les postes à ne pas brader.
Des contrats à sécuriser
Un contrat incomplet expose aux annulations de dernière minute. Le module 7 reprend option, allotement, effectif garanti, acompte et clause d'annulation partielle.
Une méthode déjà en place
Qualification écrite, marge par poste, contrats complets : vos dossiers sont solides. La formation sert alors à travailler la visite de site, la négociation et la fidélisation.
Ce test vous donne une première orientation. Nous l'affinons avec vous au moment du devis.
Qu'allez-vous apprendre ?
Le programme détaillé
14 heures sur deux journées de 7 heures, en huit modules, qui suivent le cycle d'un dossier : qualifier, chiffrer et proposer le premier jour ; visiter, négocier, signer et livrer le second.
À l'issue de la formation, vous serez capable de :
- Qualifier une demande : besoin, budget, décideur
- Chiffrer une prestation poste par poste avec sa marge
- Conduire la visite de site et négocier avec contreparties
- Sécuriser le dossier : option, contrat, acompte
Jour 1 : qualifier, chiffrer, proposer
Module 1 — Anatomie d'un dossier groupe ou séminaire
Cycle complet : demande, qualification, proposition, visite, négociation, contrat, réalisation · Interlocuteurs successifs : assistante, organisateur, acheteur, direction · Délais de décision et concurrence en présence sur une même demande · Coût commercial d'un dossier et sélection des demandes à travailler
Module 2 — Qualifier la demande
Questionnement structuré : objectif de l'événement, effectif, dates, budget, contraintes · Éléments jamais spontanément donnés : décideur réel, alternatives étudiées, échéance · Détection des demandes de complaisance et des mises en concurrence de façade · Reformulation écrite du besoin envoyée avant toute proposition
Module 3 — Chiffrer la prestation
Décomposition par poste : hébergement, salles, restauration, technique, activités · Marge par poste et postes à ne pas brader · Forfait tout compris comparé au devis détaillé ligne à ligne · Gratuités d'usage, conditions d'accompagnateur et frais annexes
Module 4 — Rédiger et transmettre la proposition
Structure d'une proposition lisible en trois minutes par le décideur · Personnalisation par l'objectif de l'événement plutôt que par le nom du client · Délai de réponse et effet du premier arrivé sur la décision · Plan de relance : rythme, prétexte utile, point d'arrêt
Jour 2 : visiter, négocier, signer, livrer
Module 5 — Conduire la visite de site
Préparation : parcours, salles à montrer en configuration, personnes à présenter · Mise en situation réelle de la salle plénière et des espaces de pause · Réponses aux points techniques : connexion, acoustique, lumière, accès livraisons · Conclusion de la visite par un engagement de calendrier
Module 6 — Négocier sans perdre la marge
Préparation : objectif, seuil plancher, curseurs disponibles hors prix · Concession accordée uniquement contre contrepartie : volume, dates, engagement pluriannuel · Alternatives à la remise : surclassement, prestation offerte, aménagement d'horaires · Sortie de séance et formalisation immédiate de ce qui a été convenu
Module 7 — Sécuriser et contractualiser
Option posée, date de levée, gestion des options concurrentes sur la même période · Allotement, rétrocession et dates de libération des chambres · Contrat : effectif garanti, échéancier d'acompte, conditions d'annulation, clause d'annulation partielle · Rooming list, effectif définitif et bon de commande final
Module 8 — Livrer et transformer en client fidèle
Transmission du dossier aux équipes et brief la veille de l'arrivée · Présence pendant l'événement et traitement des demandes de dernière minute · Débriefing à chaud avec l'organisateur et facturation sans litige · Taux de transformation, panier moyen par dossier et réservation de l'édition suivante
- Méthode expositive : apports sur la méthode de vente appliquée aux dossiers groupes et sur les clauses contractuelles
- Méthode expérientielle : entretiens de qualification et visites de site simulés, filmés et débriefés
- Méthode active : rédaction en séance d'une proposition commerciale complète sur un cas réel
- Méthode collaborative : négociations jouées en binômes acheteur et vendeur, avec observateur et grille
- Formation 100 % présentielle, en intra (2 à 12 participants) ou en inter (4 à 12 participants)
- Salle équipée : vidéoprojecteur, paperboard, supports visuels et matériel de captation vidéo
- Plateforme LMS Digiforma : extranet stagiaire, émargements, questionnaires, documents et attestation
- Cas réels anonymisés de demandes de séminaire résidentiel et d'événement d'entreprise
- Grille de qualification, modèle de proposition commerciale, trame de contrat et calculateur de marge par poste
- En amont : Test de positionnement en ligne et auto-évaluation au regard des objectifs de la formation
- Pendant : Entretiens de qualification évalués sur grille, proposition commerciale rédigée et corrigée, négociations jouées et débriefées
- À l'issue : QCM final, auto-évaluation au regard des objectifs, traitement complet d'un dossier de bout en bout et questionnaire de satisfaction
Où se déroule la formation ?
Dans votre établissement, ou avec d'autres professionnels
Intra : dans votre établissement
Nous venons former vos chargés de clientèle et votre équipe de réception dans votre hôtel, sur vos salles et vos dossiers.
- Dès 2 participants, jusqu'à 12
- Visite de site jouée dans vos salles
- Dossier traité de bout en bout
Inter : avec d'autres professionnels
Vous rejoignez une session avec des professionnels d'autres établissements, dans une salle équipée près de chez vous.
- Adapté pour former une ou deux personnes.
- Les échanges entre établissements enrichissent la formation.
- Les sessions s'ouvrent à la demande : indiquez votre région, nous vous prévenons dès qu'une date est fixée.
Où souhaitez-vous être formé ?
Partout en France, et quand vous le demandez
Voir les sessions inter déjà programmées ou demandez-en une dans votre région.
Cette formation vous concerne-t-elle ?
Pour qui, et dans quelles conditions
- Public visé
- Chargés de clientèle groupes et séminaires, commerciaux, chefs de réception, directeurs.
- Prérequis
- Traiter des demandes de groupes.
- Organisation
- 2 à 12 participants en intra · 2 jours, 14 heures · présentiel · langue française
- Délai d'accès
- 15 jours ouvrés en intra, sous réserve de l'accord de prise en charge
- Tarif
- Sur devis. Réponse sous 48 heures ouvrées.
- Ce qui rend la session plus utile
- En intra, apportez deux ou trois demandes récentes, gagnées ou perdues : les entretiens de qualification et les propositions s'exercent sur vos propres dossiers.
- Accessibilité
- Formation accessible aux personnes en situation de handicap. Précisez vos besoins dans votre demande : nous adaptons les modalités.
- Ce que vous recevez
- Attestation de fin de formation précisant les acquis
Prêt à former votre équipe ?
Demander un devis
Indiquez le nombre de personnes à former et leurs fonctions. Sous 48 heures ouvrées, vous recevez le montant, les dates possibles et les solutions de prise en charge.
- Réponse sous 48 heures ouvrées
- Un interlocuteur unique, du devis à la formation
- Devis gratuit et sans engagement
Combien coûte cette formation ?
Financer cette formation
Votre OPCO est AKTO, pour les hôtels-cafés-restaurants (IDCC 1979) comme pour la restauration rapide (IDCC 1501). Nous vous accompagnons dans la démarche.
Hôtels, cafés et restaurants : à ce jour, cette formation ne figure pas au catalogue Espace Formation d'AKTO. Elle peut être prise en charge au titre du plan de développement des compétences de votre entreprise, selon les règles AKTO en vigueur et sous réserve des fonds disponibles. Nous montons le dossier avec vous et vous indiquons la solution avec le devis.
Prévoir le délai d'instruction de la demande de prise en charge par AKTO en plus du délai d'organisation. La prise en charge n'est acquise qu'après l'accord écrit du financeur.
Règles de prise en charge AKTO (révisées régulièrement) : hôtels-cafés-restaurants · restauration rapide
Qu'en pensent les participants ?
Nos résultats
Nous ne publions pas encore de résultats propres à cette formation. Les indicateurs de l'organisme, avec leur période et leur méthode, sont sur notre page « Nos indicateurs ».
Un professionnel de l'hôtellerie-restauration, sélectionné pour son expérience du terrain, sa qualification vérifiée et sa capacité à transmettre à une équipe en activité.
La certification qualité a été délivrée au titre de la catégorie d'action suivante : ACTIONS DE FORMATION. Certificat n° CPS RNCQ 0770 – REV 02. Voir le certificat (PDF)
Une question avant de vous décider ?
Questions fréquentes
À qui s'adresse cette formation ?
Quels sont les prérequis ?
Combien de temps dure la formation ?
Comment négocier sans baisser les prix ?
Les options et les allotements sont-ils traités ?
Quelle différence avec la formation IBT et MICE ?
Qu'est-ce qu'un allotement en hôtellerie ?
Comment répondre à une demande de séminaire ?
La formation peut-elle se suivre en ligne ?
Comment cette formation est-elle financée ?
Cette formation est-elle éligible au CPF ?
Que reçoit chaque participant ?
Organisme de formation certifié. AIDORESTO est certifié Qualiopi au titre des actions de formation (certificat n° CPS RNCQ 0770 – REV 02). Cette formation n'est pas une formation réglementée.